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审计报告撰写技巧之“十先十后”法

来自:哈尔滨亨德会计 ???发布时间:2020-10-29 ???浏览 :

? 审计报告是审计工作的最终产品,也是审计人员向上传递信息的主要渠道。经过审计人员一番辛勤付出之后,得到一份高质量的审计报告,既可以犒劳一下自己的辛劳,还可以在领导面前很好的表现自我的价值。一份有质量的审计报告,不仅凝聚了审计项目组的心血,更体现了他们的智慧与成果。
我们不仅要审计工作做的好,还要上交一份“干货满满”的审计报告,那么我们的审计项目就算是“圆满”了。要确保审计报告的质量,必然就离不开一些小技巧,我认为审计报告的撰写,是有规可循的。最近有幸拜读了一位审计大咖的审计报告,对我触动很深,在大量审计发现下,能层层抽丝剥茧,梳理出问题的根本,且给出了建设性的建议,着实让人“拍案叫好”。下面我就拜读完这份审计报告后的感悟,以及自己的经验总结,分享于大家关于审计报告撰写技巧的“十先十后”法,期望对各位能有所帮助。
1. 先搭框架,后补内容。
当审计工作进行到一定时期,我们已然掌握了审计客户的大致问题,那么此时就可以根据发现问题的业务归属、内控环节、时间顺序或风险类型搭建整个报告的框架,然后再根据框架主题往里边补充审计发现、证据内容以及待完善的内容。
当然,这个报告框架并非是一成不变的,随着审计工作的继续开展,需要保证框架结构具备实时性、逻辑性以及层次性,这样才能让审计报告层次鲜明,才能让阅读者一目了然。同时,有了这个报告框架,我们随时能校验哪些内容已经完成,哪些内容还需继续取证。
通常情况下,我们使用Excel来搭建报告框架,但后来发现了一个特别好用的软件,非常适合搭建报告框架,这个软件就是X-mind,有兴趣的朋友可以去下载尝试。
2. 先做加法,后做减法。
我们发现了很多问题,有内控缺陷方面、有流程执行方面、有管理不善方面、有资金损失方面,还有其它一些业务风险等,先把这些问题按照相同类型,一一罗列出来。当然,有些问题可能会交叉出现在不同的类型中,这时就需要审计人员根据重要性原则自行判断到底归属到哪一类更恰当。
然而,这些问题不是越多越好,还需要根据发现问题的角度、深度以及高度来做提炼、做减法。通过减法操作,把有价值的审计发现留下,把冗余的审计发现放弃。
那么,到底哪些审计发现是可以放弃的呢?大概有如下四类:
领导不关心的;
模棱两可的;
与本次审计主题不符的;
删除后对报告质量影响不大,但不删除又会占到大量篇幅的。
3. 先说背景,后写正文。
有的时候,报告阅读者并不太了解本次审计的背景因素,如果报告开篇就写发现的问题,而不交代清楚发现这些问题的背景,也许会让阅读者陷入“浅阅读”或“阅读误解”的境地,这对审计报告而言是不利的。
当然,也不是所有审计报告都需要详细交代清楚项目背景,我认为有三类报告是有必要写清背景的,分别是:大型审计项目、大篇幅审计报告、涉及重大问题的报告。而对于小型审计项目,可根据本公司的要求和项目自身的特点自行决定是否需要写明背景。
那么我们在背景中一般需要写明哪些事项呢?
审计项目的来源;
审计项目的目的;
审计过程中运用了哪些规则和依据;
本次审计的主要方法有哪些;
本次审计的范围和对象是什么;
本次审计的适用范围。
特别是最后一点,在很多时候注明是非常必要的,以免被某些人利用审计报告当令箭使用,而让审计部门陷入被动。
4. 先写重点,后写次要。
“合抱之木,生于毫末”,一个好的报告开篇,就是需要把重要的问题优先写,这样能让领导第一眼就看到问题的症结和性质,也能引起领导们的持续阅读欲望。有经验的审计人员,一眼就能发现哪些是重要问题,哪些是领导关心的问题,而对于归类重要问题的方法,一般可按损失金额大小排序、按性质严重程度排序以及按领导关心程度排序等。
但不论是按金额大小排序也好,还是按性质排序也罢,这个过程其实就是对发现问题的重分类和再梳理,这样才能让审计报告更具价值,才能让领导觉得我们审计更专业。
5. 先给结论,后写证据。
审计报告的阅读者一般是公司高管,甚至是公司董事长,他们都是日理万机的大忙人,因此他们的阅读习惯大多是先看结论性文字,如果结论很“吸引”人,则会继续看下文的阐述和证据的罗列。
很多次,我们向董事长汇报时长被要求在5分钟内完成,但最终花了半个小时才完成,为什么呢?这正是因为我们审计报告先给了领导一个总体性的结论,引起了他的注意,然后再以“抛砖引玉”的方式向他说明问题的严重性以及严重的程度和影响。
一份好的审计报告一定是层次分明的,即按“总分式”写出审计发现,通常情况下,我们一般按如下两步完成:
(1)报告总体:先给出报告的总体结论,再分类写出针对总体结论的各个审计发现。
(2)同类段落:先给出这类问题的结论,再分别列出这些问题的证据。
6. 先写数据,后写文字。
用数据说话,是审计人需要坚持的原则之一。在撰写审计报告时,我们一贯要求自己及团队要“先数据、后文字,多数据、少文字”,这既能使审计报告更具说服力,还能减少因文字描述过多而造成可能存在主观判断的影响。
得数据者,得天下。除了上述的这一原则外,我们认为还有两点是需要各位关注的。
第一点,如何让数据“可”说话?
不做流水账式的数据呈现;
数据多用对比呈现;
重点突出影响金额、影响数量以及占比数据。
第二点,如何让数据“巧”说话?
能用表格呈现的,则不用文字描述;
能用图形呈现的,则不用表格呈现;
能一张图表中呈现对比的,则不用在多张图表中呈现。
7. 先写问题,后附附件。
在写审计报告过程中,往往会出现证据表格或附件很长很大的情形,这不仅占据报告正文好几页篇幅,还让阅读者看着很不爽。这种大篇幅的证据附件并非报告阅读者所最关心的,他们更关心的是看到证据附件给出的问题结论以及这些问题是否有证据支撑。
因此,我写审计报告时,其中只会出现重要的、篇幅不大的结论性表格数据,对于大图表和证据图片文件等,统统都作为报告附件放在报告最后,这样做既能让报告正文看起来清爽,还能有效缩减报告篇幅。
但要注意的是,在编制这些证据附件时,需要做好编序工作,并在正文中写明“详见证据附件(几)
8. 先写发现,后提建议。
有的审计报告在每写完一条审计发现后,接着在下方写一条审计建议。本人也接触过这样写审计建议的方式,但总感觉有些不妥,在遇到如下问题时,导致审计建议不知如何写。
(1)临近的几个审计发现都对应同一条审计建议即可,那么到底是按既定的报告格式都写同一条建议呢?还是不按格式只写一条建议?这让人很难抉择。
(2)有些问题压根就不好写审计建议,或者不能写审计建议,怎么办?
除了上述“一审计发现对应一建议”外,有的企业甚至不写审计建议,他们担心的是“审计人员提出的建议不恰当,反而会给审计留下风险”。
而我想说的是:把问题找到了,解决了,再向老板报告,远比把问题交给老板要好,这是价值观上的理解。作为老板,我想他应该更看重后者,因为任何人都不想做“无解之题”。
因此,我的审计报告通常采用“三段式”来呈现问题和建议,即第一段是审计结论,第二段是审计发现,第三段是审计建议,这或许比上述两种情形更恰当。
9. 先写内容,后编目录。
当我们报告的内容、建议都写完了,突然发现这份审计报告篇幅有些长,怎么办呢?
这时,我们可以给这份报告编上一个目录,让这份报告在开篇看起来就明了许多。有的时候,报告目录还能巧妙地帮助审计完成汇报。
在编制报告目录时需要注意如下事项:
目录页不宜超过1页;
目录每行文字不宜超过1行;
目录级数最好设定不超过2级。
10. 先写文字,后调格式。
报告内容、建议、目录都完成了,这时我们可以把整个报告前后全部看一遍,主要检查五个方面的问题。
(1)报告中的文字字体大小是否都一致;
(2)每段开始首行缩距及行间距是否都一致;
(3)是否存在一个字单独占一行的情况,是否可以缩减这一行;
(4)重要内容是否加粗加黑或变色;
(5)报告中数字展现是否都添加千分位,金额单位是否统一,小数点保留位数是否统一为2位。
检查修改后我们会发现整个报告看起来清爽极了,最后如有必要再给报告添加一个封面页,那就圆满了!
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天上人间爽死